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【Office365】PowerPoint(パワーポイント)マクロで効率化|コピペで始める初心者向け使い方講座

こんにちは、ノオト(@knowledge_notes)です。

ノオト

PowerPointで週次進捗資料を作成しています。
なかなかスライドを書けなくて。。
効率よく書く方法はないかな?

今回は、こういった悩みに応えます。

本記事のテーマ

PowerPoint2016ユーザに向けて、「マクロの作り方」について書きます。

本記事の信頼性

本記事を書いている私はこんな経験があります。

・毎日PowerPointを作ってました
・今も仕事ではマクロを使っています

読者へのメッセージ

外資系コンサルに勤めていた際には、毎日のようにスライド(パワーポイントのこと)を作成していました。

スライドが作れないのであればコンサルにあらず。そんな声が聞こえてきそうです。

毎日スライドを効率的に作るには、PowerPointを使った業務ではマクロは欠かせません。

え、使ってません?

それでは私が使っているマクロの初級編をご紹介します。行ってみましょう。

なぜパワーポイントマクロを学ぶのか

ここでは始める前に、なぜパワーポイントマクロを学ぶのかについて解説します。

パワーポイントマクロを学ぶ理由

正直に言います。

外資系コンサルファームで働いていましたときに、やたら仕事の質が高い後輩がいました。

仕事が早く資料もきれいだったったので、みんなにかわいがられていました。

実は、彼は学生時代の専攻でプログラミングを『みんなより少しだけ』学んでいたおかげで、こういったパワーポイントマクロスキル等を駆使していたんですよね。

私も、彼から教わることで作業時間を短縮し、成果を出すことでマネージャーまで上ることができました。

ここから学べることは、この2つです。
・ほんの少しだけでも学べばその差は大きい
・人から教わることは最短で身に付く

ぜひ、最後まで読んで活用いただきたいです。

・ほんの少しだけでも学べばその差は大きい
・人から教わることは最短で身に付く

最後に、書籍やスクールの紹介をします。ぜひ、次のアクションを起こしてみてください。

【pptm】パワーポイントマクロの準備

パワーポイントマクロでできること

マクロは、マクロソフトのOffice製品に搭載されている機能です。ExcelやPowerPointで使うことができ、簡単なプログラムを書くだけで作業を効率化することができます。

・動作を記録できる
・何度も繰り返し処理できる
・複数の処理を組み合わせられる
・自動実行することができる

Excelマクロは有名ですが、PowerPointにも使う価値があるマクロがあります。これらの特長・機能を活かすことによって仕事を早く終えられるようになりたいと思います。

パワーポイントに開発タブを出す

「ファイル」→「オプション」

「リボンのユーザ設定」→「メインタブ」→「開発」にチェック→「OK」

これでパワーポイントのリボンに「開発タブ」が現れ、マクロを設定、実行する機能が使えるようになります。

パワーポイントのマクロを有効にする

「開発タブ」→「マクロのセキュリティ」

「すべてのマクロを有効にする」

※マクロを使えるようにするということは、セキュリティ面が脆弱になる側面があります。設定変更は自己責任です。私はいかなる責任も負いません。

【pptm】パワーポイントマクロの実行

完成版をイメージできるように、SAMPLEでマクロを動かしてみたいと思います。

マクロ実行例「図形の高さと幅を揃える」

今回は「図形の高さと幅を揃える」ことをやってみたいと思います。

理由は業務フロー、システムフロー等フローチャートを書く際には必須だからです。この動きを見て便利になりそうな人はぜひチャレンジしてください。

パワーポイントマクロ実行

今回作成したマクロを選択し「実行」を押下します。

パワーポイントマクロ実行結果

図形が1つ目と揃うことを確認できます。

【pptm】パワーポイントマクロの作成

ここからは、実際にマクロを組んでいきます。と言ってもコピペでできるので理解はあとで構いません。

STEP
開発タブからVisialBasicを起動
STEP
「挿入」から標準モジュールを押下

挿入タブから標準モジュールを選択します。

※Macの場合はプロジェクト(↓のキャプチャの左側のVBAProject(SAMPLE))と書いてある部分)を右クリックすることで挿入メニューが表示されます。

STEP
VBAスクリプトを記載(今回はコピペ)

今回、貼り付けるスクリプト

Option Explicit
Sub 最初に選択した図形に高さと幅を揃える()
 With ActiveWindow.Selection
  If .Type <> ppSelectionShapes Then Exit Sub
  With .ShapeRange
    .Height = .Item(1).Height
    .Width = .Item(1).Width
  End With ' .ShapeRange
 End With ' ActiveWindow.Selection
 End Sub

【解説】
この動きを行うためのマクロが書いてあります。

.Height = .Item(1).Height 
//高さを1つ目に選択した図形に合わせるという意味

.Width = .Item(1).Width 
//幅を1つ目に選択した図形に合わせる という意味

理解したら、別のスクリプトにもチャレンジしてみてください。

ノオト

まずはコピペでオッケー
動かしてから、理解するのがポイントです。

貼り付ける箇所はここです。

【pptm】パワーポイントマクロの保存

*.pptm形式で保存する

パワーポイントにマクロを設定する場合「PowerPoint マクロ有効プレゼンテーション(*.pptm)」という形式で保存する必要があります。

Powerpointマクロファイルの保存先

保存先はどこでも構いません。

とりあえず、デスクトップにでも置いておきましょう。

まとめ

パワーポイントでマクロを組むイメージはわかりましたか?

まず使えるように一通りやってゴールまでたどり着く。その後で、カスタマイズや意味を調べる。この流れでキャッチアップできるとよいと思います。役立つ書籍も貼っておきます。

さらにパワーポイントマクロスキルを深める

時間がある人は本で学習しましょう。最短で学ぶには人から教わるのがおすすめです。

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